Aday Takip Tablosu: İşe Alım Süreci İçin Örnek Şablon

Aday Takip Tablosu: İşe Alım Süreci İçin Örnek Şablon

Bir iş ilanı yayınlandıktan sonra başvuruların artmasıyla birlikte adayların hangi aşamada olduğunu takip etmek zorlaşabilir. Kimle ilk görüşme yapıldı, hangi aday mülakata davet edildi, kimden geri dönüş bekleniyor veya hangi adaya teklif gönderildi gibi bilgiler farklı notlarda tutulduğunda işe alım süreci karışabilir.

Aday takip tablosu, başvurudan iş teklifine kadar adayların işe alım sürecindeki durumlarını tek bir yerde takip etmeye yardımcı olur.

Özellikle aynı anda birden fazla pozisyon için işe alım yapan işletmeler basit bir Excel veya Google Sheets tablosuyla aday süreçlerini daha düzenli yönetebilir.

Peki aday takip tablosu nasıl hazırlanır? Hangi sütunlar bulunmalıdır? İşte kullanabileceğiniz örnek aday takip tablosu.

Aday Takip Tablosu Nedir?

Aday takip tablosu, açık pozisyonlara başvuran adayların işe alım sürecindeki aşamalarını kayıt altında tutmak için kullanılan bir tablodur.

Bu tabloda adayın temel bilgilerinin yanı sıra;

• Başvurduğu pozisyon

• Başvuru tarihi

• Başvuru kaynağı

• Ön değerlendirme sonucu

• Mülakat tarihi

• Mülakat sonucu

• Sürecin mevcut aşaması

• Ücret beklentisi

• İşe başlayabileceği tarih

• Sonraki adım

gibi bilgiler tutulabilir.

Böylece insan kaynakları ekibi veya işe alımdan sorumlu yönetici hangi adayla ilgili hangi işlemin yapılması gerektiğini daha kolay takip edebilir.

Aday Takip Tablosu Neden Kullanılır?

Bir pozisyon için yalnızca birkaç başvuru olduğunda adayları takip etmek kolay olabilir. Ancak başvuru sayısı arttıkça süreç karmaşıklaşabilir.

Örneğin aynı anda;

• 20 garson,

• 15 satış danışmanı,

• 10 depo personeli

başvurusu değerlendiriliyorsa her adayın hangi aşamada olduğunu hatırlamak zorlaşabilir.

Aday takip tablosu;

• Başvuruları tek yerde toplamaya,

• Adayların hangi aşamada olduğunu görmeye,

• Mülakat tarihlerini takip etmeye,

• Geri dönüş yapılması gereken adayları belirlemeye,

• Teklif süreçlerini takip etmeye,

• Açık pozisyonların durumunu görmeye,

• Adayların süreçte unutulmasını önlemeye

yardımcı olabilir.

Aday Takip Tablosunda Hangi Bilgiler Olmalı?

Tablonun içeriği işe alım sürecinin detayına göre değişebilir.

Temel bir aday takip tablosunda şu sütunlar bulunabilir:

• Aday adı ve soyadı

• Başvurduğu pozisyon

• Başvuru tarihi

• Başvuru kaynağı

• Telefon / iletişim bilgisi

• Deneyim

• Ön değerlendirme

• Mülakat tarihi

• Mülakat sonucu

• Ücret beklentisi

• İşe başlayabileceği tarih

• Süreç durumu

• Sonraki adım

• Sorumlu kişi

• Son iletişim tarihi

• Notlar

İşletmenin ihtiyacına göre sütunlar azaltılabilir veya yeni alanlar eklenebilir.

Aday Takip Tablosu Örneği

Basit bir işe alım takip tablosu aşağıdaki gibi hazırlanabilir:

AdayPozisyonBaşvuru TarihiÖn DeğerlendirmeMülakatSüreç DurumuSonraki AdımAday 1Garson02.09Uygun04.09Mülakat yapıldıYönetici değerlendirmesiAday 2Garson02.09Uygun05.09Mülakat planlandıMülakatAday 3Barista03.09Uygun değil-OlumsuzSüreç kapatıldıAday 4Satış Danışmanı03.09Uygun05.09TeklifAday yanıtı bekleniyorAday 5Depo Personeli04.09Bekliyor-Yeni başvuruÖn değerlendirme

Bu tablo yalnızca temel bir örnektir. İşe alım sürecinizin yapısına göre daha detaylı hale getirilebilir.

Detaylı Aday Takip Tablosu Şablonu

Daha fazla adayla çalışan ekipler aşağıdaki sütunları kullanabilir:

AlanAçıklamaAday Adı SoyadıAdayın adı ve soyadıPozisyonBaşvurduğu açık pozisyonBaşvuru TarihiBaşvurunun geldiği tarihBaşvuru KaynağıAdayın hangi kanaldan geldiğiİletişimTelefon veya e-postaDeneyimİlgili iş deneyimiÖn DeğerlendirmeUygun / Bekliyor / Uygun değilİlk GörüşmeGörüşme tarihiMülakat SonucuGörüşmenin sonucuÜcret BeklentisiAdayın ücret beklentisiBaşlangıç TarihiAdayın işe başlayabileceği tarihSüreç AşamasıAdayın mevcut durumuSonraki AdımYapılması gereken işlemSon İletişimAdayla son görüşme tarihiSorumluSüreci yöneten kişiNotlarAdayla ilgili ek bilgiler

İşe Alım Süreci Aşamaları Nasıl Belirlenir?

Aday takip tablosunun en önemli alanlarından biri “süreç durumu” sütunudur.

Her ekip farklı aşamalar kullanabilir ancak temel bir işe alım süreci şu şekilde oluşturulabilir:

Yeni Başvuru → Ön Değerlendirme → İlk Görüşme → Mülakat → Yönetici Değerlendirmesi → Teklif → İşe Alındı

Sürecin dışında kalan adaylar için ise;

Olumsuz

Aday Çekildi

Teklifi Reddetti

Yedek Aday

gibi durumlar kullanılabilir.

Standart durum isimlerinin kullanılması özellikle birden fazla kişinin işe alım sürecini yönettiği ekiplerde karışıklığı azaltabilir.

“Sonraki Adım” Alanı Neden Önemlidir?

Bir adayın mevcut durumunu bilmek her zaman yeterli değildir. Sürecin ilerlemesi için sırada ne yapılacağını da bilmek gerekir.

Örneğin:

Süreç durumu: Mülakat yapıldı

tek başına yeterli olmayabilir.

Bunun yanına:

Sonraki adım: Departman yöneticisinin değerlendirmesi

eklenebilir.

Başka bir örnek:

Süreç durumu: Teklif gönderildi

Sonraki adım: 8 Eylül'e kadar aday yanıtı bekleniyor

Bu alan işe alım sürecinin yalnızca kayıt altında tutulmasını değil, aktif olarak yönetilmesini de kolaylaştırır.

Son İletişim Tarihi Takip Edilmeli mi?

Adaylarla iletişim sürecinde son görüşme tarihinin kayıt altında tutulması faydalıdır.

Örneğin bir adayla 10 gün önce görüşülmüş ancak herhangi bir geri dönüş yapılmamışsa bu durum tabloda kolayca fark edilebilir.

Tabloya;

Son iletişim tarihi

ve

Sonraki iletişim tarihi

alanları eklenebilir.

Böylece adaylara yapılacak geri dönüşlerin unutulması önlenebilir.

Mülakat Tarihleri Nasıl Takip Edilir?

Aday takip tablosunda mülakat için ayrı alanlar oluşturulabilir.

Örneğin:

İlk görüşme tarihi

İkinci görüşme tarihi

Teknik değerlendirme tarihi

Son görüşme tarihi

gibi sütunlar kullanılabilir.

Daha basit işe alım süreçlerinde yalnızca “Mülakat Tarihi” alanı yeterli olabilir.

İşletmenin işe alım süreci ne kadar uzunsa tablonun buna göre detaylandırılması gerekir.

Aday Puanı Tabloya Eklenebilir mi?

Mülakat değerlendirme formu kullanılıyorsa adayın değerlendirme puanı aday takip tablosuna da eklenebilir.

Örneğin:

AdayPozisyonMülakat PuanıDurumAday 1Satış Danışmanı42/50İkinci görüşmeAday 2Satış Danışmanı38/50Yedek adayAday 3Satış Danışmanı29/50Olumsuz

Ancak adayın işe alım kararı yalnızca toplam puana göre verilmemelidir.

Puan; görüşme notları, pozisyonun kritik gereklilikleri ve diğer değerlendirmelerle birlikte kullanılabilir.

Birden Fazla Pozisyon Nasıl Takip Edilir?

Aynı anda farklı pozisyonlar için işe alım yapılıyorsa tüm adaylar tek bir tabloda tutulabilir ve “Pozisyon” sütununa göre filtrelenebilir.

Örneğin:

Garson

Barista

Satış Danışmanı

Depo Personeli

Temizlik Personeli

gibi pozisyonlar ayrı filtrelerle görüntülenebilir.

İşe alım hacmi yükseldiğinde ise her pozisyon veya departman için ayrı sekmeler oluşturulabilir.

Örneğin:

Sekme 1: Tüm Adaylar

Sekme 2: Restoran

Sekme 3: Mağaza

Sekme 4: Depo

Sekme 5: Tamamlanan İşe Alımlar

Bu yapı özellikle aynı anda çok sayıda açık pozisyon bulunan işletmelerde sürecin daha kolay takip edilmesini sağlayabilir.

Günlük Personel İçin Aday Takip Tablosu

Günlük ve tek seferlik personel ihtiyaçlarında klasik işe alım sürecinden daha kısa bir takip tablosu kullanılabilir.

Örneğin:

AdayPozisyonÇalışma TarihiSaatKonumDurumAday 1Garson12.0916.00–00.00BeşiktaşOnaylandıAday 2Garson12.0916.00–00.00BeşiktaşBekliyorAday 3Hostes15.0910.00–18.00ŞişliOnaylandı

Günlük personel operasyonlarında tabloya ayrıca;

• Ücret

• Katılım teyidi

• Çalışma tamamlandı mı?

• Ödeme durumu

gibi alanlar eklenebilir.

Excel'de Aday Takip Tablosu Nasıl Hazırlanır?

Basit bir aday takip sistemi için Excel kullanılabilir.

İlk satıra sütun başlıkları eklenir:

Aday | Pozisyon | Başvuru Tarihi | Telefon | Ön Değerlendirme | Mülakat Tarihi | Durum | Sonraki Adım | Not

Ardından her aday yeni bir satıra eklenebilir.

Filtre özelliği kullanılarak yalnızca;

• Belirli pozisyona başvuranlar,

• Mülakat aşamasındakiler,

• Teklif verilenler,

• Yeni başvurular,

• Olumsuz sonuçlananlar

görüntülenebilir.

Bu yöntem özellikle küçük ve orta ölçekli işletmeler için basit bir başlangıç sağlayabilir.

Google Sheets ile Aday Takibi Yapılabilir mi?

Evet. Google Sheets özellikle işe alım sürecini birden fazla kişinin takip ettiği ekiplerde kullanılabilir.

İnsan kaynakları ve departman yöneticileri aynı tablo üzerinde çalışabilir ve aday durumlarını güncelleyebilir.

Örneğin insan kaynakları adayı “Yönetici Değerlendirmesi” aşamasına getirdiğinde departman yöneticisi görüşme sonucunu aynı tabloya ekleyebilir.

Ancak adaylara ait kişisel bilgilerin tutulduğu tüm sistemlerde erişim yetkilerinin yalnızca gerekli kişilerle sınırlandırılması önemlidir.

Aday Takip Tablosunda Renk Kodları Kullanılabilir mi?

Adayların durumlarını daha hızlı görmek için renk kodları kullanılabilir.

Örneğin;

Yeni başvuru: Bir renk

Mülakat: Bir renk

Teklif: Bir renk

İşe alındı: Bir renk

Olumsuz: Bir renk

olarak işaretlenebilir.

Excel ve Google Sheets'teki koşullu biçimlendirme özellikleri kullanılarak süreç durumu değiştiğinde hücrenin görünümü otomatik olarak değiştirilebilir.

Renklerin yanında mutlaka yazılı durum bilgisi de bulunması tablonun daha anlaşılır olmasını sağlar.

Aday Verilerini Tutarken Nelere Dikkat Edilmeli?

Aday takip tablosu isim, telefon, e-posta, özgeçmiş bilgileri ve görüşme notları gibi kişisel veriler içerebilir.

Bu nedenle tabloya erişimin yalnızca işe alım sürecinde görev alan kişilerle sınırlandırılması önemlidir.

Gereksiz kişisel bilgilerin tutulmaması, aday verilerinin uygun güvenlik önlemleriyle saklanması ve yürürlükteki kişisel verilerin korunmasına ilişkin yükümlülüklere uygun hareket edilmesi gerekir.

Özellikle ortak kullanılan dosyaların herkese açık bağlantılarla paylaşılmaması önemlidir.

Aday Takip Tablosunda Yapılan Hatalar

Bir aday takip tablosu oluşturmak tek başına yeterli değildir. Tablonun düzenli olarak güncellenmesi gerekir.

Sık yapılan hatalardan bazıları şunlardır:

• Adayların durumunu güncellememek

• Standart süreç aşamaları kullanmamak

• Mülakat tarihlerini kaydetmemek

• Sonraki adımı belirtmemek

• Olumsuz adayları açık süreçte bırakmak

• Aynı adayı birden fazla kez eklemek

• Çok fazla gereksiz sütun oluşturmak

• Adayla yapılan son iletişimi takip etmemek

• Kişisel verilere gereğinden fazla kişinin erişmesine izin vermek

İyi bir aday takip tablosu mümkün olduğunca basit olmalı ve işe alım ekibinin gerçekten ihtiyaç duyduğu bilgileri göstermelidir.

Excel Yeterli Olmadığında Ne Yapılabilir?

İşe alım sayısı arttıkça yüzlerce adayın Excel veya Google Sheets üzerinden takip edilmesi zorlaşabilir.

Bu noktada işletmeler aday takip sistemi veya ATS olarak bilinen işe alım araçlarını değerlendirebilir.

Bu sistemler başvuruların toplanması, adayların işe alım aşamalarına ayrılması, görüşmelerin takip edilmesi ve işe alım verilerinin raporlanması gibi süreçleri tek yerde yönetmeye yardımcı olabilir.

Ancak küçük ekipler için basit ve düzenli kullanılan bir aday takip tablosu başlangıçta yeterli olabilir.

Aday Takip Süreci Nasıl Oluşturulur?

Basit bir aday takip sistemi şu şekilde kurulabilir:

1. İş ilanı yayınlanır.

Aday başvuruları alınmaya başlanır.

2. Yeni aday tabloya eklenir.

Başvuru tarihi, pozisyon ve temel bilgiler kaydedilir.

3. Ön değerlendirme yapılır.

Aday pozisyonun temel kriterlerine göre değerlendirilir.

4. Uygun adaylarla görüşme planlanır.

Mülakat tarihi tabloya eklenir.

5. Görüşme sonucu kaydedilir.

Mülakat notları ve değerlendirme sonucu eklenir.

6. Sonraki adım belirlenir.

İkinci görüşme, referans kontrolü veya teklif gibi sonraki aşama kaydedilir.

7. Süreç sonuçlandırılır.

Aday “İşe Alındı”, “Olumsuz”, “Yedek Aday” veya ilgili son durumla işaretlenir.

Böylece her adayın başvurudan sonuca kadar geçtiği süreç takip edilebilir.

Personel.com ile Aday Başvurularınızı Değerlendirin

Aday takip sisteminin ilk adımı doğru pozisyon için aday başvurularını toplamaktır.

Personel.com üzerinden günlük, tek seferlik, part-time veya tam zamanlı personel ihtiyaçlarınız için ilan oluşturabilir ve adayların başvurularını değerlendirebilirsiniz.

Garson, barista, komi, satış danışmanı, temizlik personeli, depo personeli, paketleme personeli, hostes, çağrı merkezi personeli, resepsiyon personeli ve birçok farklı pozisyon için ilan yayınlayabilirsiniz.

İlanınızı oluşturun, başvuruları değerlendirin ve işe alım sürecinizi düzenli şekilde yönetin.

Kaydır, Seç, Başla! 💙⚡

Sıkça Sorulan Sorular

Aday takip tablosu nedir?

Aday takip tablosu, bir pozisyona başvuran adayların başvuru, ön değerlendirme, mülakat, teklif ve işe alım gibi süreç aşamalarını takip etmek için kullanılan tablodur.

Aday takip tablosunda hangi sütunlar olmalı?

Aday adı, pozisyon, başvuru tarihi, başvuru kaynağı, ön değerlendirme, mülakat tarihi, süreç durumu, sonraki adım, son iletişim tarihi ve notlar temel sütunlar arasında yer alabilir.

Excel'de aday takip tablosu yapılabilir mi?

Evet. Excel üzerinden adaylar satırlara, değerlendirme alanları ise sütunlara eklenerek basit bir işe alım takip sistemi oluşturulabilir.

Google Sheets ile aday takibi yapılabilir mi?

Evet. Özellikle birden fazla kişinin işe alım sürecinde görev aldığı ekiplerde ortak bir Google Sheets tablosu kullanılabilir. Erişim izinlerinin uygun şekilde yönetilmesi önemlidir.

ATS ile aday takip tablosu arasındaki fark nedir?

Aday takip tablosu genellikle manuel olarak güncellenen Excel veya Google Sheets dosyasıdır. ATS ise aday başvurularının ve işe alım aşamalarının daha kapsamlı şekilde yönetilmesini sağlayan aday takip sistemidir.